Una correcta gestión de vacaciones del personal evita el caos en la operación

Con la Reforma a la Ley Laboral en materia de “Vacaciones Dignas” que busca ampliar los días de vacaciones de los colaboradores, es necesario que las empresas lleven a cabo una correcta gestión de los días libres de cada trabajador, y de esta forma evitar que se empalmen, apoyar para que exista un verdadero desprendimiento del trabajo y que, al mismo tiempo, no se afecte la operación de la compañía.

Aunque una empresa sea pequeña o con pocos colaboradores y parezca relativamente sencillo manejar las gestiones de vacaciones, realizar la solicitud de firmas de los supervisores para aceptarlas o denegarlas y, posteriormente, considerarlas en el proceso de prenómina y llevar un registro de ellas, es un proceso que requiere establecer pasos bien definidos.

Asimismo, es importante recurrir a herramientas que apoyen a la gestión de vacaciones con el objetivo de evitar que el caos se apodere de la empresa con las solicitudes y que además los colaboradores puedan disfrutar de esos días sin preocuparse por las responsabilidades laborales, algo que actualmente, es complicado que suceda.

De acuerdo a una reciente encuesta realizada por HolmesHR, siete de cada 10 personas han tenido que trabajar durante sus vacaciones en alguna ocasión, y 70% dice que lo hizo por haber sido contactado. Esto, en gran parte, puede deberse a una falta de organización previa a la toma de los días libres, en la que idealmente, las tareas deben quedar asignadas a otros colaboradores.

“Mantener el control de las vacaciones de toda la plantilla con todas las variables que supone y sin cometer errores puede ser difícil; sin embargo, con un poco de organización, administración previa y la ayuda de la tecnología, se puede reducir el número de incidentes relacionados, y permitir que los colaboradores en realidad tengan una desconexión reparadora. El descanso, más allá de ser un derecho del trabajador, es algo fundamental para su bienestar físico y emocional, además de ser bastante efectivo para “resetearse” y volver revitalizados y motivados para desempeñar su actividad laboral”, comentó Haydeé Jaime, Marketing Communications Specialist en HolmesHR.

La encuesta también reveló que 41% de los trabajadores suele revisar pendientes durante sus vacaciones, mientras que 29% aseguró que tuvo que conectarse durante su periodo de descanso y recreación debido a una situación urgente. De los encuestados, solo cuatro de cada 10 comentaron que durante sus vacaciones han logrado una desconexión laboral, la mayoría de las veces. Dato que incrementaría con una correcta organización de las vacaciones del personal.

Para una gestión eficaz es recomendable establecer ciertas normas desde el principio, incluyendo número de días, tiempo previo de solicitud, manejo de pendiente, entre otras, además de la importancia de la digitalización.

El utilizar soluciones tecnológicas para la gestión de las vacaciones del personal es una necesidad ya que simplifica las diversas actividades de los responsables de gestionar el capital humano.

Con una herramienta como HolmesHR cada empleado puede solicitar los días de descanso requeridos, mientras que los managers únicamente deben aceptar o declinar las solicitudes, con la posibilidad de corroborar que no coincidan los días entre empleados con responsabilidades similares. El sistema permite hacerlo de una forma muy visual, ágil e intuitiva, tanto empleados como encargados pueden estar al tanto de los días asignados de descanso, solicitudes aceptadas y pendientes, días disponibles, entre otras, lo que permite que no se vea afectada la operación de la compañía.

Algunos beneficios de la digitalización de la gestión de vacaciones para las compañías son:

1.  Permite adaptar el calendario de vacaciones y el tipo de ausencias permitidas según la empresa, incluso personalizándolo por departamento y por equipos.

2.     Evita que se empalmen las vacaciones de empleados con funciones similares.

3.     Permite ver rápidamente quién está ausente, facilitando la gestión y organización del trabajo.

4.     Optimiza el tiempo de respuesta y reduce los procesos administrativos.

5.     Muestra a todos los colaboradores cuando alguien está ausente.

6.     Conecta con la nómina todas las incidencias acumuladas de vacaciones y ausencias.

7.     Otorga mayor autonomía a los colaboradores y equipos al realizar su solicitud.

Las peticiones de vacaciones se vuelven una constante y más en fechas como las fiestas decembrinas, y de no gestionarse correcta y anticipadamente, pueden convertirse en un verdadero caos tanto para la compañía como para los mismos colaboradores.