Software de administración ERP: herramienta indispensable para las pymes en esta era de resiliencia

Dadas las complicadas condiciones macroeconómicas por las que el mundo atraviesa en estos momentos, el sector de las pequeñas y medianas empresas está por entrar a una nueva era de incertidumbre. Para afrontarla, tendrán que estar preparadas para adaptarse a escenarios vertiginosos, por lo que la adopción de herramientas tecnológicas basadas en la nube, así como su estrategia de transformación digital, serán fundamentales para mantener su competitividad en medio de la tormenta.

Una de las tecnologías que se perfilan como poderosas aliadas estratégicas de todos estos negocios, de cara a esta vorágine económica, es el software de administración o planificación de recursos empresariales (sistemas ERP, por sus siglas en inglés), pues de acuerdo con Matt Cole, CEO de SUMA SaaS, compañía proveedora líder de herramientas de gestión financiera en la nube para pymes de habla hispana en América Latina: “este tipo de sistemas brindan mayor visibilidad financiera y seguimiento del flujo de caja del negocio como ninguna otra tecnología, pues permiten centralizar, gestionar y analizar en tiempo real toda la información y operaciones de la organización en un único sistema, empoderando así a las empresas para una toma de decisiones mucho más eficiente y certera”.

De acuerdo con un estudio de Salesforce, las empresas que optan por la digitalización logran reducir en un 32% el tiempo necesario para tomar decisiones, mientras que aquellas que han optimizado sus procesos internos mediante la tecnología, afirman que sus costes fijos han disminuido una media del 37%.

Ante ello, Cole destaca que un software de administración empresarial basado en la nube puede ser de gran utilidad para aumentar la capacidad de respuesta de las empresas ante ciertas situaciones que podrían comprometer su futuro gracias a las siguientes cuatro razones: 

1. Visibilidad financiera

Ante escenarios de alta fluctuación, una de las principales ventajas de implementar un sistema ERP es que aporta a los supervisores o encargados de cada área una gran variedad de informes en tiempo real: ya sean gráficos sobre tendencias, cuadros comparativos, tablas dinámicas y toda una serie de recursos visuales siempre facilitan la interpretación de las cifras financieras y, por ende, la toma de decisiones.

Contar con esta información exacta a nivel de ventas, compras, gastos e inventarios o cualquier otro rubro, genera el insumo para unos reportes fiables y estados financieros precisos.

2. Mayor orden para la ejecución de tareas

Una de las grandes ventajas de un sistema contable en la nube, es que permite manejar un gran volumen de información sin necesidad de crear decenas de carpetas u hojas de cálculo, como sí ocurre al trabajar en herramientas como Excel. Estas plataformas permiten acceder —de manera mucho más rápida y ordenada— a datos y archivos específicos, buscándolos por fecha o nombre de empresa.

Esta cualidad en los sistemas SaaS otorgan mayor capacidad de respuesta y agilidad a las compañías, a la vez que eliminan los silos de información (grupos de datos a los que un equipo tiene acceso pero otros no) para que los equipos puedan trabajar alineadamente y adaptarse mejor.

3. Ahorro de tiempo y actualizaciones constantes

Gracias a funcionalidades como la actualización de cifras e integración de nuevos módulos, divisas entre muchas otras más, un sistema contable online es capaz de realizar labores en mucho menos tiempo del que se puede lograr al trabajar en archivos de Excel.

Muchos de los procesos realizados en las plataformas contables son recordados y, posteriormente automatizados, con lo que se ahorra tiempo en completar campos y se evitan posibles errores en la digitación de datos de forma manual. Así, un software contable online, asegura a los equipos contar con información fidedigna en todo momento.

4. Facilita el cumplimiento fiscal

Uno de los aspectos más determinantes en la gestión empresarial es el cumplimiento fiscal; los sistemas ERP más avanzados cuentan con la infraestructura necesaria para un fiel cumplimiento regulatorio: formalidades como la emisión de comprobantes digitales por internet (CFDI), timbrado de facturas y otros deberes de la contabilidad fiscal, entre otras funciones que ayudan a mantener todo en regla. 

Buena parte de las funcionalidades de estos sistemas se integran sin problemas con interfaces de bancos y el SAT para asegurar un cumplimiento acorde a las directrices de la autoridad. ​ 

En resumen, en esta era de alta digitalización empresarial, cuanto más se cuente con un aliado tecnológico adecuado a sus ​ necesidades, los negocios pueden responder con mayor efectividad y agilidad a situaciones adversas y, en este sentido, el software de administración basado en la nube cuenta con las capacidades exactas que hoy lo posicionan como una herramienta indispensable para la resiliencia de las pymes.