El costo oculto de esperar a adoptar nuevas tecnologías en tu empresa

Para algunas empresas, la adopción de nuevas plataformas tecnológicas resulta perjudicial porque modifica el flujo de trabajo establecido en el equipo y también, porque la implementación podría ser costosa. Según especialistas, de Procore, esta situación no es certera, ya que adoptar nuevas tecnologías en la empresa es un buen atino para la organización.

He escuchado una gran discusión en torno a esperar a que ciertas tecnologías, herramientas y dispositivos se prueban en el mercado antes de que estén listos para su uso regular. La precaución es un pilar fundamental en el sector inmobiliario por buenas razones, pero estoy comenzando a ver que parte de esa reticencia se basa en realidad en información obsoleta y en malos recuerdos de mediados de los 90.

Si eres de los que espera a que se resuelvan los problemas antes de probar un nuevo gadget, puedo estar de acuerdo. Sin embargo, si tu empresa aún exige el uso de Internet Explorer, un producto tan problemático que Microsoft dejó de avalar las versiones anteriores a la más reciente, es hora de analizar detenidamente el costo real de esperar para incorporar una nueva tecnología a tu negocio.

Estás poniendo dinero bueno en el malo

Cada día que tu equipo utiliza equipos obsoletos, es otro día que desperdicias tratando de evitar problemas y construir soluciones provisionales improvisadas.

Por ejemplo, la mala conexión a internet en la oficina es una molestia individual, pero causa daño sistémico en tu organización. Hay un costo prospectivo real, si desearas volver a cablear tu oficina para usar fibra óptica. Sin embargo, existe un costo crónico potencialmente mucho mayor cada vez que se interrumpe el flujo de trabajo y se pierden datos. Al mantener y, a menudo, aumentar los sistemas de bajo rendimiento, se pierde mucho dinero en lo que ya no es una buena inversión.

No seas presa del sesgo de compromiso o la falacia de los costos hundidos. Según la investigación de McKinsey & Company, “Cuando alguien en una reunión justifica costos futuros señalando los pasados, las alarmas deberían sonar; lo que se requiere, en cambio, es una evaluación sensata de las perspectivas futuras de un proyecto o negocio».

Cómo arreglarlo

En el mismo informe, McKinsey señala un alternativa interesante que se encuentra en las empresas de capital privado: alguien que no forme parte del grupo original de toma de decisiones debería ser al menos parcialmente responsable de que el proyecto cumpla sus objetivos y alcance un resultado exitoso.

Por Ejemplo: Si el señor Martínez compra e inicialmente supervisa una empresa, por ejemplo, a la señora Rodríguez se le encarga más tarde la tarea de revisar la compra y su rendimiento posterior. Ella toma su papel en serio porque también es responsable del desempeño final de la unidad”.

Si sembrar equipos de toma de decisiones con un participante «externo» no es factible desde el punto de vista logístico (o político) en su organización, es mejor encargar a un asociado o interno que realice una evaluación informal. Deben pasar al menos 20 minutos con cada miembro del equipo para identificar los puntos débiles que están agotando el tiempo y la productividad. Si el entrevistador descubre que uno de cada tres administradores de propiedades tiene dificultades para encontrar información de contacto de proveedores anteriores, entonces sabe que vale la pena revisar su sistema de base de datos de contactos.

Tu equipo está más frustrado que satisfecho al final del día

Nadie mencionará a la «nivelación de ofertas» como la razón para dejar un trabajo, pero señalará las largas horas dedicadas a tareas tediosas que son necesarias debido a procesos obsoletos e ineficientes. Según Carly Guthrie, un experimentado líder de Recursos Humanos, la falta de aprecio por el tiempo personal de los empleados es la razón principal por la que las personas dejan un trabajo.

«Por lo general, las horas le pesan o su cónyuge está molesto porque nunca está en casa», dice ella. “Un CEO realmente bueno piensa en el panorama general y se da cuenta de que las personas tienen vidas fuera del trabajo. Esa es la forma número uno de evitar que las personas sientan que quieren estar en otro lugar».

Un equipo de trabajo no quiere estar en la oficina hasta las 10:00 pm. Para conciliar varias versiones de una hoja de cálculo de Excel; no cuando saben que hay tecnología que podría resolver ese problema para ellos.

Todos queremos aprovechar nuestro tiempo y talento al máximo y darle el mejor uso de ella, y todos queremos trabajar para una empresa que voluntariamente invierta en las herramientas para hacer que eso sea posible.

La solución

Realiza una encuesta a tu equipo inmediato y pregunta: ¿qué tareas te hacen trabajar hasta tarde? Crea una encuesta breve y gratuita con Qualtrics o circula un formulario de Google Forms para obtener respuestas concisas.

Se podrían estar perdiendo grandes soluciones debido a viejos conceptos erróneos

Casi todo lo relacionado con la tecnología ha cambiado desde que aquellos tiempos en los que pasábamos horas cargando y descargando CD-ROM’s en un esfuerzo por instalar Windows 95. 

Si bien, probablemente seas consciente de que cargar software son en su mayoría tema del pasado, es posible que no se note a primera vista  lo rápido que las tecnologías más avanzadas están avanzando basadas en la nube, sobre todo en los últimos años. El software como servicio, también conocido como SaaS, por sus siglas en inglés, es una tecnología que permite que el software que normalmente se instalaría directamente en tu computadora sea accesible a través de Internet, es decir, ”la nube”’. Los productos SaaS benefician a los profesionales de bienes raíces de muchas maneras, pero lo importante que hay que tomar en cuenta aquí es que la implementación de SaaS es exponencialmente más fácil que todo lo anterior.

Cómo arreglarlo

Lo mejor que puedes hacer por tu organización cuando evalúas una nueva tecnología es averiguar cuánta capacitación y apoyo continuo te proporcionará la compañía SaaS. Con una buena atención al cliente,soporte y implementación, la mayoría de las herramientas SaaS pueden ser controladas.

Preguntas a considerar: 

• ¿Qué incluye la suscripción anual?, 
• ¿Hay una tarifa por implementación, capacitación, soporte u otros componentes críticos de la aplicación del software?
• ¿Cuántas horas de capacitación se incluyen en el precio de la suscripción?
• Si se necesita más capacitación, ¿está disponible?
• ¿Habrá una persona real a la que pueda contactar después de que se complete la fase de implementación?
• ¿Qué sucede cuando alguien nuevo necesita aprender el software? 
• ¿Quién será responsable de capacitar a los nuevos miembros del equipo cuando se unan?
• ¿Existen costos escondidos, por el uso o cambios ? 

Ya sea que la capacitación y el soporte estén incluidos o sean adicionales, son de vital importancia. Con ellos, el camino hacia sistemas y procesos internos más eficientes será fácil y gratificante.

Tu equipo está más preparado de lo que piensas

Es difícil calcular los costos de la frustración de los empleados, la productividad desperdiciada y el tiempo perdido, pero los costos no son menos reales ni apremiantes. Las nuevas tecnologías pueden aliviar muchos de los problemas que causan estos contratiempos, y la implementación de nuevas tecnologías es más fácil que nunca.

Afortunadamente, tu equipo probablemente ya tenga los conocimientos y habilidades para aprender fácilmente nuevos programas. Incluso, si la compañía tarda en adoptar nuevas tecnologías, seguramente los empleados ya están usando aplicaciones en sus teléfonos inteligentes, con herramientas de Google para administrar sus tareas personales, tabletas para administrar fotos y videos familiares, y quizá también estén viendo Netflix. 

Habla con tu equipo sobre las aplicaciones y herramientas que usan fuera de la oficina. Esto te dará una buena idea de dónde reside su conocimiento y eso los ayudará a sentirse más seguros y cómodos al traer nuevas tecnologías a la oficina.

Por Cristian Morgali, Gerente de LaAm en Procore