¿Cuál es el riesgo de comprar un software empresarial sin asesoría previa?
Actualizar los sistemas y digitalizar las operaciones de una compañía es una necesidad que enfrentan las empresas de todos los sectores. Pero esta misión no solo consiste en acudir con un proveedor y comprar una solución que no se sabe exactamente cómo funcionará y qué problemas del negocio va a atender. En la mayoría de los casos, la selección y evaluación de software empresarial representa, por sí misma, un proyecto importante y complejo para cualquier organización
Por lo tanto, las compañías requieren de especialistas en evaluación de software que les den la asesoría adecuada para adquirir aquella solución que realmente se apegue a las necesidades del negocio y lograr resultados que tengan un impacto real, y no caer en el error de comprar un sistema que se vuelva obsoleto en poco tiempo.
Hoy en día, de acuerdo con Technology Evaluation Centers (TEC), las organizaciones deberían asignar aproximadamente el 15% del presupuesto total que tienen en mente para su proyecto de implementación de tecnología a un servicio de evaluación y selección. Esto, aunque pueda parecer un gasto adicional, es una inversión que se traducirá en ahorros de tiempo, dinero, y desde luego en disminución de riesgos.
Sin embargo, al acudir con una empresa especializada en evaluación y selección de software, es importante cerciorarse de que cuenta con una metodología que permita no solo comparar las diferentes ofertas de los fabricantes, sino realmente identificar cuál es la que tiene las funcionalidades y capacidades requeridas por la compañía. Desde la perspectiva de TEC, dicha metodología debe contemplar al menos los siguientes cuatro aspectos importantes:
- Analizar los procesos de negocio y dejar en claro las necesidades actuales y futuras de la empresa
- Definir los requerimientos funcionales y técnicos que deben ser satisfechos por la solución de software
- Evaluar las soluciones potenciales según los requerimientos previamente definidos y descartar aquellas con menos capacidades
- Identificar aproximadamente tres soluciones que mejor satisfagan los requerimientos de la empresa y “verlas en acción” mediante un guion de demostración específicamente diseñado para la compañía
También es importante evaluar aspectos alternos a las pruebas funcionales, por ejemplo, los modelos de licenciamiento y los costos de las soluciones, para tomar una decisión informada.
¿Qué riesgos corren las empresas al no hacerlo?
El primero y más común es el hecho de tener un sistema que no se apega a los procesos operativos del negocio y, por lo tanto, no satisface las necesidades de la empresa. De hecho, datos de TEC señalan que el 50% de las implementaciones de software empresarial fallan en el primer intento por no contar con asesoría previa, lo cual se puede evitar cuando se emplea una metodología de evaluación detallada de funcionalidades y módulos del software.
También se deben realizar demos para ver cómo funcionarían esos módulos con respecto a los procesos prioritarios y debilidades que la empresa quiere atender con urgencia. De ese modo se pueden crear expectativas de resultados con respecto a las problemáticas en particular que la compañía quiere atender.
De hecho, cuando un cliente acude con un fabricante de forma independiente, se le ofrecen demos que muestran las fortalezas de la empresa en el plano general, pero habrá elementos específicos que no sean mostrados y que pueden generar sorpresas cuando, ya adquirida la tecnología, el cliente se dé cuenta de que no se apega a sus necesidades.
“En una demostración general no habrá garantía de que el fabricante mostrará más allá de lo que piensa que son las características más impresionantes de su sistema, independientemente de qué tan importantes sean para el negocio. Los proveedores intentarán impresionar al equipo de selección y, eso es válido, por supuesto, pero no necesariamente le mostrarán las funcionalidades que son más importantes para las necesidades de la empresa”, considera Denis Rousseau, Gerente de Proyectos en Technology Evaluation Centers.
Otro riesgo radica en la pérdida de tiempo que se genera cuando la compra se hace ‘a ciegas’. TEC señala que el 30% de las empresas tardan más tiempo del que originalmente tenían estipulado cuando basan su compra en demostraciones generales y presentaciones que no están personalizadas para el negocio.
En cuanto a presupuesto, existe un riesgo importante sobre la posibilidad de que este se eleve sustancialmente con respecto al que se tiene en mente. De hecho, datos de TEC indican que el 65% de las veces esto sucede cuando la adquisición de tecnología se hace sin asesoría o sin una metodología apropiada para su evaluación y selección.
Por ello, se debe realizar una revisión total del contrato con un Scope of Work definido y las métricas del alcance que tendrán las implementaciones en periodos de tiempo determinados. Definir correctamente todos esos costos asociados permite saber si lo que se va a instalar realmente va a cubrir las necesidades del negocio y que la estimación del presupuesto se va a cumplir.
Es fundamental que las empresas mitiguen en la medida de lo posible los riesgos antes mencionados para no incurrir en implementaciones sin éxito que resulten ser más caras y tardadas de lo que originalmente debían ser. Escatimar en la adquisición de tecnología nunca es recomendable, sobre todo considerando que es más que necesario adquirir este tipo de sistemas para mantener la competitividad y rentabilidad del negocio en una era en la que sin digitalización es complejo sobrevivir.
