Cómo hacer que tu equipo haga seguimiento a una junta

Reuniones laborales, un productivo intercambio de ideas para algunos, una terrible pérdida de tiempo para otros. Sin embargo, el problema de las juntas no es el tiempo que duren o cuántas haya durante la semana, sino que éstas no sean productivas en acciones que beneficien a la compañía.
Después de todo, una vez que termine la reunión, el equipo suele tener otras prioridades como el trabajo atrasado. En muchos lugares generalmente se acepta que las personas no harán todo lo que acordaron en una reunión.
“Por el contrario, si una junta tiene un objetivo claro y se lleva a cabo efectivamente, es beneficiosa para la empresa”, comenta Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.com. “Así se genera comunicación de forma directa y en tiempo real con aquellos colaboradores a los cuales se les necesita transmitir indicaciones, procesos, sugerencias o propuestas”, añadió.
A pesar de ello, hay veces en las que el equipo no da seguimiento a lo hablado durante la junta, ya que los objetivos son difíciles de medir o parecen muy lejanos. Para evitar eso y mejorar la comunicación en la empresa, la plataforma Kokatu.com reunió algunos consejos para asegurar que su equipo dé seguimiento a lo acordado tras una reunión:
1.- Definir las tareas pendientes. Una vez concluida la reunión, solicita una breve pausa para asegurarse de que todos estén de acuerdo con las tareas a realizar, los próximos pasos a seguir y las fechas límite para cumplir estos compromisos. No des por sentado la fecha de la próxima reunión como fecha de entrega, es mejor escoger una que tenga sentido para el proyecto y creé un sentido de urgencia.
Luego, pide a las personas que se comuniquen si una de las tareas corre el riesgo de no entregarse. No se trata de la perfección en la entrega, sino en la comunicación. Es importante cultivar y coordinar deliberadamente los compromisos si esperas que la gente los cumpla.
2.- Elaborar y enviar una minuta. La persona designada como responsable de la junta debe, preferentemente dentro de las siguientes 24 horas, enviar la minuta de la reunión en la que queden claramente establecidos los temas abordados en ella, las tareas pendientes, quiénes deben realizarlas y cuándo.
Asignar a alguien para rastrear y hacer un seguimiento de los puntos de acción entre las reuniones también es una buena práctica. Recuerda que no se trata de microgestionar o no confiar, simplemente es una buena gestión de proyectos.
3.- Mantén una cuenta corriente de las tareas que se cumplen. ¿Cuántos de los elementos de acción acordados se completan en las fechas acordadas? Haz un registro de la tasa de finalización de las tareas que se acordaron en la junta, lo que te dirá cómo se encuentran, si fueran completadas o siguen pendientes. Una tasa de finalización del 60% es promedio, por lo que llegar al 85% le dará a tu equipo una increíble sensación de logro.
4.- No dejes que el seguimiento te convierta en dictador. Sé compasivo. Recuerda que cada persona de tu equipo tiene una vida fuera de lo laboral, la cual en gran parte es desconocida para la mayoría los miembros de la empresa. Además, las personas generalmente están en varios equipos y con frecuencia suelen tener que informar a más de una persona.
Al estar interesado en tus compañeros, encontrar tiempo para conversar y trabajar para comprender su realidad actual, puedes obtener su respeto compromiso para que hagan lo que tienen que hacer, de manera confiable.