Estas son las 7 mejores herramientas para la gestión financiera que debes conocer

Los recursos financieros son uno de los pilares más importantes en la administración y manejo de cualquier empresa, ya que corresponde a todos aquellos elementos económicos que permiten a la organización poner en funcionamiento al resto de recursos que son necesarios para garantizar la rentabilidad del negocio.

Por ello, en este apartado queremos compartirte 7 valiosas herramientas claves para la gestión financiera de tu Pyme. Y no te preocupes, no necesitas ser todo un experto en el área para poder poner en práctica estos conceptos y tácticas, ya que la gestión empresarial se puede desarrollar aplicando soluciones financieras sencillas y funcionales para cualquier empresa, sea grande o pequeña.

De igual forma, antes de comenzar es importante que comprendas que para manejar las finanzas de tu compañía, no necesitarás dedicarle un gran esfuerzo, puesto que la mayoría de información que necesitas conocer, la proporciona la gestión contable y las fórmulas que se aplican son bastante simples. Dicho esto, comencemos.

1. Presupuesto

El presupuesto es una de las herramientas primordiales que toda empresa por muy pequeña que sea debe tener, pues constituye la expresión financiera del plan operativo de la organización en un periodo de tiempo establecido.

Si bien, la mayoría de empresas acostumbra a preparar un presupuesto general anual previo al inicio de cada ejercicio fiscal, debes saber que también pueden elaborarse presupuestos específicos para cada departamento de la compañía, así como para la gestión de ciertos elementos que conforman la gestión financiera tales como presupuesto de costos, presupuesto de ventas, entre otros.

El propósito de esta herramienta financiera es crear un plan de acción a corto y largo plazo que permita identificar a tiempo aquellas señales de advertencia para que puedan cumplirse los objetivos empresariales y así contribuir a que el negocio sea productivo y rentable. 

2. Estado de flujo de efectivo

Este método también es clave en la gestión financiera, ya que a través de él es posible controlar la entrada y salida de efectivo, lo cual es fundamental para la operación de cualquier negocio.

El estado de flujo de efectivo se lleva a cabo al detallar los ingresos y gastos correspondientes en su fecha prevista de realización, lo cual incluye entradas de dinero por ventas con TPV o cualquier forma de pago y gastos (fijos y variables). De esta manera, cuando efectúas una proyección de este recurso puedes conocer el nivel de liquidez a futuro y con ello identificar las posibles coyunturas con antelación, permitiéndole a la gerencia buscar alternativas de provisión de recursos, ya sean préstamos o inversionistas.

En otras palabras, podríamos decir que el estado de flujo de efectivo sirve para prever y/o corregir situaciones críticas de falta de liquidez en las empresas.

3. Indicadores financieros

Son ratios que representan la situación financiera de las empresas y pueden ser calculados a través de la aplicación de fórmulas sencillas. Estos indicadores financieros por lo general se clasifican en 4 categorías básicas, tal y como se muestra a continuación. 

• Indicadores de liquidez.  Miden la capacidad inmediata que tiene una organización para saldar sus deudas.
• Indicadores de rentabilidad.Se encargan de evaluar y analizar el grado de rentabilidad de una empresa.
• Indicadores de eficiencia. Representan el nivel de eficiencia con el que se emplean los activos.
• Indicadores de endeudamiento. Son aquellos que muestran la porción de activos financiados por terceros.

Con la aplicación de estos ratios, puedes determinar el nivel de desempeño que está teniendo tu empresa, así como evaluar su gestión. Los indicadores financieros pueden convertirse en tus grandes aliados para ayudarte a descubrir las fortalezas y debilidades de tu organización en relación a la competencia.

Asimismo, vale la pena mencionar que, para llevar a cabo un análisis completo de tu compañía, necesitarás más que el cálculo de los ratios financieros, pues tendrás que comparar cada uno con valores característicos del sector al cual corresponde tu negocio.

4. Punto de equilibrio

Se trata de un término muy usado en el área de economía para definir el nivel de ventas, donde los gastos fijos y variables se cubren por completo y la empresa consigue un beneficio cero, lo que quiere decir que ni gana ni pierde activos.

Es importante tener esta herramienta en cuenta, sobre todo a la hora de iniciar un negocio o lanzar un nuevo proyecto en la compañía, pues con ella podrás evaluar la viabilidad inicial del mismo y realizar una proyección del momento en el que el negocio podría comenzar a generar beneficios económicos, siendo su objetivo principal indicar el nivel de ventas que cubre los costos. De esta forma puedes garantizar que las ventas aumentarán, sobrepasando el nivel cero para así obtener beneficios significativos.

5. Contabilidad de costos

Este recurso financiero ofrece información concreta y real sobre todos los gastos y costos que una empresa tiene para poder producir, y esta a su vez cuenta con distintas herramientas que sirven para controlar los tipos de gasto generados en la organización.

La contabilidad de costos cobra especial importancia en aquellas empresas que se dedican a la producción o manufacturación respecto a las que prestan servicios, ya que poseen estructuras de costo un tanto más complejas, pues involucran el manejo de inventarios de diferente índole, ya sea materia prima, productos en procesos o terminados.

En términos generales, se podría decir que el fin de este recurso es clasificar los costos de los componentes involucrados en el proceso productivo de la empresa y favorecer su control. Lo que, a su vez, permite establecer precios y márgenes de venta más competitivos.

6. Balance general o de situación

Cuando hablamos de balance general o balance de situación, nos referimos a un estado financiero en el que se muestra el resultado de la gestión contable, donde se resume la situación de la compañía en un periodo de tiempo concreto.

En este recurso se detalla el activo, es decir, las fuentes de riqueza de la empresa; el pasivo, que corresponde a las obligaciones y deudas y el patrimonio, que son los aportes de los socios y/o accionistas como capital y las utilidades producidas por el negocio, que no han sido repartidas o las reservas de ley en caso de que correspondan.

Tal herramienta financiera tiene como objetivo permitir a la gerencia identificar la capacidad financiera que tiene la organización para tomar decisiones sobre la inversión o reducción de costos de la misma. De igual forma, es importante que tengas presente que una de las claves de la gestión empresarial es fomentar activos eficientes y rentables, además de mantener un pasivo proporcionado respecto al patrimonio.

7. Estado de pérdidas y ganancias

Es el resultado principal de la contabilidad al que se le puede sacar provecho por medio de análisis comparativos del porcentaje de cada partida sobre el total y compararlo con otros ejercicios. Se trata de un reporte financiero que muestra en detalle cuáles fueron los gastos, ingresos y la respectiva ganancia o pérdida obtenida por una empresa en un período de tiempo establecido.

Su finalidad es revelar posibles riesgos asociados a gastos en aumento, además de permitir identificar situaciones que sugieran el desarrollo de estrategias para fortalecer los valores más rentables asociados a ingresos con mayor potencial.

Por último, vale la pena recalcar que la información proporcionada por el área de contabilidad y sus recursos financieros es clave para la administración de tu empresa, pues te ayudará en la toma de decisiones operativas y estratégicas de tu organización.