Digitalización de documentos: 6 ventajas que potencializan los procesos empresariales

 Después de que la pandemia generada por Covid-19 a nivel mundial acelerará los procesos de transformación digital en las empresas, seguir implementando soluciones y herramientas que faciliten la automatización de procesos se ha convertido en una necesidad cada vez más importante para las compañías. De acuerdo con International Data Corporation (IDC), para 2024 la inversión en transformación digital será el 55 % de toda la inversión en TIC.

En esta transformación, uno de los procesos que ha sido priorizado es la digitalización de documentos por la necesidad de eficientar procesos y mantener los flujos de operación sin interrupciones incluso trabajando desde remoto, por ello, hoy más que nunca es muy común cerrar contratos digitalmente usando firmas electrónicas o trabajar de forma colaborativa documentos en la nube. Actualmente existe una gran diversidad de aplicaciones y plataformas diseñadas para mejorar la gestión documental y ofrecer atractivas opciones de espacios en la nube para guardar gigas enteras de documentación.

En este sentido, Darío Llorente, Head of Latam Channel Sales en Adobe, explica que “Los entornos de flujos de trabajo en procesos manuales en papel que se transforman a digital ganan eficiencia y seguridad de forma inmediata. Esto es un proceso que requiere planeación y ejecución y depende del tamaño de la empresa la complejidad de este proceso”.

Datos de una encuesta de Adobe, revelan que el 72% de los líderes empresariales y de TI consideran que los documentos digitales mantienen la continuidad del negocio en circunstancias vulnerables. Además, un 56% de los participantes creen que acelerar los procesos de digitalización de documentos es uno de los mayores desafíos de una organización para mantener su continuidad. Ante estos hallazgos, Adobe comparte 6 ventajas que plataformas como Document Cloud ofrecen para empresas y usuarios:

●        Gestión en la nube: cualquier documento, sea o no PDF, queda almacenado en una nube a la que solo el propietario y las personas a las que se les de acceso directo pueden editar, firmar, intervenir o simplemente leer sin hacer ningún tipo de cambio y desde cualquier lugar.

●        Seguridad: solo podrán tener acceso a los documentos el creador de estos y a quienes esta persona haya dado acceso. Los protocolos de Document Cloud, por ejemplo, son sencillos pero muy seguros, los flujos de trabajo funcionarán con total respaldo.

●        Edición desde cualquier dispositivo: con estas plataformas los celulares, tabletas y computadores funcionan perfectamente para editar cualquier documento.

●        No todo el equipo de trabajo necesita la misma solución: no hay problema si se necesita que alguien edite un documento o firme digitalmente y no tiene la aplicación. A través de una contraseña, las personas pueden ingresar de manera sencilla a los documentos a los que se les de acceso y podrá editarlo, leerlo o firmarlo dependiendo de los permisos que se le otorguen.

●        Fusión de documentos: los procesos en una empresa mejorarán sustancialmente al poder integrar documentos editados por personas distintas. Así se evitarán reprocesos como transcribir un documento o perder información sensible o importante.

●        Digitalización: ya no es necesario que algunos de los colaboradores más operativos dediquen horas transcribiendo cada documento ya que las soluciones como Adobe Document Cloud permiten editar en línea cualquier documento físico y sumarlo a flujos de trabajo eficientes y optimizados.

“La gestión de documentos digitales se ha convertido en una parte esencial de los procesos de automatización y eficiencia que ayudan a fortalecer la experiencia de usuario y a mejorar cada vez más la experiencia de los clientes, esto es lo que al final generará lealtad, diferenciación y fidelidad en el mercado”, concluye Darío Llorente, de Adobe.