Los departamentos de Recursos Humanos necesitan aprovechar la automatización de los procesos de negocios

Un estudio de OTRS Group muestra los beneficios de automatizar los procesos de negocios

Cuando inició la pandemia en marzo de 2020, las empresas tuvieron que adaptar rápidamente sus operaciones a trabajar a distancia a través de nuevas aplicaciones tecnológicas. Sin embargo, poco se habla de cómo el personal interno, por ejemplo, los departamentos de recursos humanos enfrentaron y aún enfrentan grandes retos para realizar sus procesos de trabajo. Ellos también experimentan una situación caótica y estresante, ya que el tiempo se les agota en la gestión de solicitudes y entrevistas rápidas para poder cumplir con las solicitudes de vacantes por cubrir que tienen, al mismo tiempo que gestionan el trabajo adicional de supervisar la salida de los empleados que renuncian.

El desafío para los profesionales de RR. HH.

En vista del mercado laboral actual, los gerentes en varias compañías están enfrentando tareas diversas que se han complicado aún más en muchos lugares por la situación del coronavirus. Como resultado, tienen limitaciones de tiempo y aumenta la posibilidad de perder oportunidades de cerrar contrataciones.

Para poder encontrar a los profesionales adecuados, tienen que revisar cuidadosamente numerosas solicitudes, coordinar citas, llevar a cabo entrevistas con colegas de departamentos especializados, y redactar las aceptaciones y los rechazos.

Los responsables de recursos humanos deben organizar la integración de los empleados nuevos y asegurar que encuentren un lugar digital y/o físico completo en su primer día de trabajo y en muchas ocasiones también organizar pláticas de inducción y entregas de kits de bienvenida.

Por otro lado, también deben supervisar las bajas, que consiste en asegurar que las llaves, las computadoras portátiles y demás equipo de la compañía, entre otros, se devuelvan de forma puntual.

Los beneficios de automatizar los flujos de RR. HH.

El software BMP (gestión de procesos de negocio) puede soportar y automatizar sistemáticamente estos procesos de RR. HH., lo que ahorra tiempo, reduce los errores, y garantiza procedimientos profesionales y buena comunicación con los solicitantes, así como con los empleados actuales y salientes.

El soporte automatizado de los procesos por parte de un sistema BPM como OTRS simplifica el trabajo cotidiano de los empleados y gerentes de RR. HH. De hecho, en una encuesta internacional de OTRS Group a 500 participantes, los empleados afirmaron que los flujos de trabajo automatizados ofrecen los siguientes beneficios:

· Ahorros de tiempo: 27%,

· Ahorros de costos: 23%

· Reducción de errores: 19%

· Mayor satisfacción de los empleados: 16%

Automatizar los procesos de RR. HH. con el sistema BPM de OTRS

Con el software BPM, OTRS soporta sistemáticamente los procesos de RR. HH. —desde la solicitud inicial y las solicitudes de equipo hasta los aumentos de salario y la planeación de vacaciones, así como los expedientes de empleados y las bajas seguras—. Los procesos estandarizados pueden activarse, automatizarse y personalizarse con todos los recursos necesarios, aprobaciones y partes responsables, optimiza de manera considerable la colaboración y el servicio dentro de la compañía.

De hecho, según los participantes en la encuesta de OTRS Group antes mencionada, el soporte de BPM tuvo un efecto positivo en:

· Mejora de la calidad de trabajo: 31%

· Ahorros de tiempo: 30%

· Seguridad en el trabajo: 20%

“En muchas compañías, el trabajo a distancia impuesto por la situación actual de la pandemia dificulta que los empleados nuevos conozcan la empresa, la forma de trabajo, el acercarse a sus colegas, etc., ya que el contacto personal es prácticamente inexistente, lo que les impide conocerlos”, dijo Kathrin Triebel, directora de Relaciones Humanas Globales en OTRS AG. “Esto destaca la importancia de hacer sentir a los empleados bienvenidos al equipo y al lugar de trabajo digital a través de procesos de negocio y de integración bien definidos, organizados y profesionales. Nuestro sistema OTRS BPM asegura que los flujos de trabajo se puedan automatizar de manera profesional para poder centrar toda la atención en las personas y sus nuevas funciones en la compañía” finalizó.