¿Cómo son las reuniones laborales en las empresas exitosas?

Las reuniones laborales son una pieza fundamental para el desarrollo y comunicación de una empresa, Aunque en muchas compañías agendan más juntas de las que realmente necesitan -con la pérdida de tiempo que ello supone-, es cierto que la solución no pasa tan sólo por tratar de reducir el número de éstas por semana, sino lograr que sean más productivas.

“Las grandes empresas como Amazon o Google tienen una gran cultura empresarial que les ayuda a aumentar la productividad de sus trabajadores, ya que han definido las expectativas sobre cómo deben realizarse las reuniones en sus instalaciones”, comenta Karina Navarro, Quality Assurance Manager de kokatu.com plataforma que cuenta con más de 1700 espacios de trabajo en 44 ciudades que puedes reservar por hora o por día, entre ellos salas de juntas, salas de capacitación, consultorios, oficinas privadas y muchos más…
¿Qué pasaría si los equipos de trabajo pudiera utilizar algunas de las mismas técnicas que usan gigantes como Facebook o Apple para optimizar la forma en que laboran? Después de todo, son algunas de las empresas más grandes e innovadoras del mundo, así que no está de más ver cómo son sus prácticas para optimizar reuniones y así tener mejores resultados, empleados más productivos y juntas realmente útiles.
“Replicar los diferentes modelos que utilizan las grandes empresas o añadirlos a nuestras estrategias, nos puede ayudar a evitar reuniones innecesarias, así como malas prácticas que entorpecen y retrasan las reuniones”, explica Navarro.
Así es como las empresas más exitosas llevan a cabo sus reuniones:

Google
En el 2011, Larry Page se convirtió en CEO de Google por segunda vez. Lo primero que hizo al llegar al cargo fue enviar un correo a toda la empresa explicando cómo planeaba tener juntas más efectivas. Una de sus reglas clave fue asignar a un tomador de decisiones.
Esta persona sería responsable de dirigir toda la junta y llegar así a una conclusión. Y si la reunión no requiere de una decisión, entonces no había necesidad de hacerla.

Amazon
El CEO y fundador de Amazon, Jeff Bezos, tiene una de las prácticas más famosas en cuanto a las reuniones se refiere: la regla de las dos pizzas. Esto quiere decir que las reuniones deben ser lo suficientemente pequeñas como para alimentar a los invitados con dos pizzas, y si éstas no alcanzan, es porque hay demasiadas personas. Esto garantiza una colaboración fácil y un pensamiento grupal más dinámico.
Además, Amazon comienza las reuniones del personal con 30 minutos de lectura silenciosa. Ésta se basa en una nota de seis páginas que es tan exhaustiva que la mayoría de los empleados no necesitan hacer preguntas después, reduciendo el tiempo de las juntas y obligando a los presentadores a profundizar más en los datos.

Apple
El autor de la biografía de Steve Jobs, Walter Isaacson, escribió que «Jobs odiaba las presentaciones formales, pero le encantaban las reuniones cara a cara.” Todos los miércoles tenía una reunión sin agenda con su equipo de marketing y publicidad, pero Steve prohibió las diapositivas para que su equipo debatiera apasionadamente y pensara críticamente, todo sin apoyarse en la tecnología.

Facebook
Con dos reglas muy sencillas, Mark Zuckerberg ha hecho que las reuniones en Facebook arrojen más resultados y se vuelvan más productivas. Enviar los materiales relevantes por adelantado a los invitados y establecer una meta u objetivo al comienzo de cada reunión, puede cambiar radicalmente una junta.
Si los gerentes quieren discutir datos que no son necesarios discutir frente a frente, Zuckerberg está a favor de enviarlos por correo y que el equipo se ponga al día a su propio ritmo.