Cómo hacer una junta de trabajo más productiva

La productividad de una empresa no sólo tiene que ver con contratar al talento necesario o trabajar de manera efectiva en equipo, también requiere prestar atención a detalles primordiales como a la forma en que interactúan las personas en una organización o que pasan demasiado tiempo asistiendo a reuniones improductivas.
De acuerdo con un estudio de las universidades de California y Minnesota, en Estados Unidos, los ejecutivos invierten alrededor del 40% de su tiempo en juntas, de las que en el 50% de los casos no son productivas.
“Las juntas de trabajo productivas son aquellas que logran sus objetivos propuestos con la satisfacción total de los participantes, es decir del equipo”, señala Karina Navarro, Quality Assurance Manager de la plataforma para encontrar espacios de oficina, Kokatu.com.
Según un estudio hecho por Atlassian sobre las reuniones laborales, el 91% de los asistentes se distrae durante la junta, el 39% se duerme en algún momento, el 96% se pierde alguna reunión y no asiste, el 45% se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender, el 73% hace otras cosas durante las reuniones y el 47% se queja de son una pérdida de tiempo.
¿Cómo solucionar esto? Primeramente, toda junta debe encaminarse por tres grandes pasos:
Planificar:
● Establece el objetivo de la reunión y crea una agenda y apégate a ella. Ésta debe incluir paso a paso los detalles de la junta y que cada punto se describa con claridad.
● Determina el número de participantes. Incluir personas que no tendrán participación relevante solo servirá para alargar la junta.
● Establece fecha, hora y lugar. Empieza siempre puntual y respeta los tiempos. la junta no debe durar más de dos horas. Según una investigación realizada por WhenIsGood.net, el mejor momento de la semana para una junta es el martes a las 15:00 hrs.
● Envía información previa. Los asistentes estarán preparados sobre el tema a tratar y no se perderá tiempo en explicarles en la misma junta.
● Si se trata del seguimiento a una reunión previa, repasa de manera rápida sobre lo acordado en la última sesión.
Ejecuta
● Presenta propuestas. El planteamiento o los problemas a resolver en la junta deben ser dichos de manera clara.
● Otorga responsabilidades. Indica la participación que cada miembro del equipo debe tener y genera compromisos que deban cumplir cada uno. Grandes empresas como Google asignan a cada empleado una responsabilidad en una misma reunión.
● Retroalimentación. Los participantes deben compartir lo que aprendieron. Esto ayuda a saber si los asistentes captaron toda la información o si se necesita más explicación sobre un tema.
● Minuta. Haz una minuta con los puntos importantes de la junta y compártela con los miembros del equipo para que lo visto durante la reunión quede plasmado en papel.
Evalúa
● Productividad. Siempre debes verificar que lo acordado en la reunión se esté llevando a cabo y que esto dé resultados, de lo contrario te darás cuenta que las juntas no están siendo productivas y que algo debes modificar.