4 tips para que las mipymes eviten perder dinero por mala gestión de acuerdos
Desde 2017, cada 27 de junio se celebra el Día de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas para crear conciencia sobre el importante papel que juegan en la economía global y por lo tanto, de cada país. En México, las mipymes son responsables de generar el 72% de empleos, según la Encuesta Nacional sobre Productividad y Competitividad de las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas del Inegi.
Uno de los factores clave para la supervivencia y crecimiento de este tipo de empresas es la digitalización pues pueden beneficiarse de tecnología como la Inteligencia Artificial para automatizar procesos y mejorar su eficiencia. De acuerdo con un estudio de Docusign —empresa líder mundial en firma electrónica y gestión del ciclo de vida de contratos— y The Economist, la economía impulsada por la transformación digital impulsará el crecimiento medio anual del PIB al 3.1% en el país durante la próxima década.
Dentro de los procesos que los tomadores de decisión pasan por alto está la gestión de acuerdos. El flujo de trabajo de principio a fin de un contrato contiene muchas partes dinámicas e información y cualquier cuello de botella o retraso en ese proceso disminuirá el valor total del acuerdo. A simple vista, puede parecer un problema aceptable, pero una mala gestión de contratos o sistemas obsoletos para manejarlos puede costarle a cualquier organización una pérdida de 2 billones de dólares en valor económico a nivel mundial al año, debido a una disminución de la productividad y la pérdida de oportunidades de ingresos.
Un informe elaborado por Docusign y Deloitte estima que dichas ineficiencias se traducen en 55 mil millones de horas perdidas globalmente al año. Debido a que los contratos son esenciales para las empresas de todo tamaño —ya que regulan las relaciones con socios, clientes y empleados, y contienen información valiosa—, Docusign comparte 4 tips que pueden ayudar a que los flujos de trabajo sean eficientes y, por tanto, que exista una gestión de acuerdos mucho más sencilla y significativa.
- Colaboración con stakeholders. La coordinación entre diferentes departamentos, la gestión de proyectos y la comunicación eficaz son indispensables para colaborar de manera efectiva. Cerca del 40% de los encuestados reportan la necesidad de más herramientas y capacidades para colaborar pues no tenerlas genera retrasos y trabajo adicional.
- Definir objetivos empresariales. Es vital establecer las metas del negocio, así como de los proyectos, teniendo en cuenta que deben ser medibles y alcanzables en un periodo de tiempo asignado. Para las áreas de ventas de compañías B2B, las ineficiencias en contratos pueden suponer una pérdida media de ingresos de 1.5 millones de dólares.
- Asignación clara de funciones para optimización de procesos. Formalizar la estructura de roles y responsabilidades, ayuda a las compañías a establecer procesos claros dentro de los equipos que en consecuencia, sirve para integrar a las personas con la tecnología y los sistemas para emplear herramientas digitales. Según el 57% de los respondientes del área de Recursos Humanos, perdieron talentos preferidos debido a retrasos en los acuerdos. Además, un acuerdo puede pasar por más de 15 cambios internos antes de cualquier negociación con la contraparte, desperdiciando más de dos horas por acuerdo esperando a otros.
- Recopilación de datos. Establecer KPIs a partir de la información que se puede obtener de los acuerdos (como tiempo dedicado, cantidad de colaboradores, número total de acuerdos, índice de cumplimiento) —potenciada por la IA— para promover acciones que mejoren las condiciones, aprovechen logros y minimicen los riesgos. Por ejemplo, el 66% de los encuestados señalaron la ineficacia de los flujos de trabajo de los acuerdos como causa de una satisfacción negativa de los clientes.
