Cómo hacer que las videoconferencias funcionen para las empresas

Para 94% de los equipos que trabajan a distancia, el video es el método que más promueve la productividad. ¿Cómo lograr que sea realmente efectivo? La respuesta está no sólo en la tecnología, sino en el espacio donde realizan las conexiones
Miércoles 8 de agosto de 2018 — Entre los grandes desafíos que las organizaciones enfrentan hoy está adaptarse a un contexto cultural, funcional y organizacional muy diverso que, entre otros aspectos, implica colaborar a distancia. Steelcase, líder global en innovación e investigación de entornos laborales, ha identificado que, conforme el ritmo de los equipos remotos se intensifica, la disparidad presencial, es decir la incapacidad de estar presente más allá de lo físico, es el reto a vencer.

“Si bien el término puede sonar complicado, esta circunstancia es más común de lo que parece. Por ejemplo, cuando en una junta un compañero conectado telefónicamente no puede ver los materiales de trabajo o cuando la información se malinterpreta por un nivel de audio bajo”, explicó Mario Cantón, director de Customer Experience de Steelcase México.

“Esto se debe a que las personas en equipos remotos no tienen la misma experiencia que las que están físicamente. La consecuencia: menos progreso y colaboración”.

Una de las soluciones más efectivas para las empresas ha sido recurrir a las videoconferencias. De hecho, de acuerdo con un estudio de Steelcase el tráfico en video entre las grandes compañías va en aumento acelerado, con una tasa de adopción que incrementa hasta 70% al año. Además de que otro estudio de Wainhouse Research y Polycom revela que las conferencias en video incrementan el impacto de discusiones para 88% de sus encuestados, reducen gastos de viajes (87%), aceleran la toma de decisiones (87%) y promueven la eficiencia y productividad (94%).

“Para reforzar el potencial de las videoconferencias como un hábito diario de trabajo, es esencial crear sitios que le den soporte, pues cuando la tecnología, el espacio y las personas están en armonía, la brecha causada por la distancia física se disminuye significativamente”, agregó Cantón.

Según análisis en diversas organizaciones por parte de Polycom, las salas de conferencia son los entornos más utilizados para las videoconferencias (79%). Sin embargo, las tradicionales salas rectangulares, así como otras variables, dificultan las interacciones.

Aunado a ello, cómo nos perciben en video puede convertirse en una barrera debido a la poca iluminación o ángulos de cámara que hacen a las personas sentirse incómodas. Una investigación de Steelcase descubrió que 58% de los empleados sienten que se ven cansados o desgastados en la cámara, lo que no sólo es un tema de vanidad, sino un motivo de distracción: 72% se fija en su apariencia, lo que causa que se comporten poco naturales, afectando sus niveles de engagement.

Por otro lado, estos espacios, complican la colaboración, al impedir que las personas se muevan libremente o sólo tener un monitor, lo que, a su vez, dificulta que las personas mantengan su atención e interés. En esa línea, los expertos de Steelcase plantean cinco aspectos básicos para crear un entorno de trabajo para equipos remotos que recurren a las videoconferencias:

1. Toma en cuenta dónde se colocan la cámara y el micrófono. Busca sitios que permitan a los participantes salir a cuadro, ser escuchados y ver el mismo contenido al mismo tiempo. Una manera de hacerlo es incluir pantallas múltiples para que puedan ver y comunicarse sin crear disrupción en el flujo de interacción.

2. Crear zonas que permitan a las personas moverse fluidamente entre el grupo de trabajo, sin perder privacidad. Asimismo, procura que estén bien iluminadas y que no se encuentren junto a áreas concurridas donde haya mucho ruido.

3. Habilita las salas con todos los recursos tecnológicos básicos: monitores, pantallas interactivas, altavoces y conexión a Internet óptima.

4. Piensa en ambos lados de la experiencia. Si los colaboradores forman parte de la misma empresa, asegúrate de que cuentan con entornos equipados e igualmente funcionales.

5. Planea tomando en cuenta varios tamaños y tipos de equipos, desde interacciones uno a uno, hasta grupos completos. Distribuye las mayores opciones posibles, como pequeñas cabinas a unos pasos de los lugares de trabajo, soluciones móviles y salas de videoconferencia.

“Más que sólo ser un tema de practicidad, eliminar esta disparidad presencial implica romper barreras físicas y virtuales, con el fin de crear sitios dedicados a la colaboración, en los que las personas, el espacio y la información conduzcan tanto a la productividad, como a la innovación”, concluyó el experto de Steelcase.

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