¿Cómo diseñar reuniones a las que tu equipo de trabajo querrá asistir?

Las juntas de trabajo sirven para comunicar resultados, debatir ideas y concretar planes. Sin embargo, y a pesar de la importancia de las juntas, el 75% de las personas piensan que las juntas representan una pérdida de tiempo, de acuerdo a una encuesta global realizada por el Instituto Francés de Opinión Pública.

Hay muchos consejos de cómo hacer las reuniones más eficientes y productivas. Y si bien es cierto que dirigir las conversaciones deliberadas y centradas es fundamental para el desempeño de la organización, las reuniones no sólo se tratan de entregar resultados.

“En muchas ocasiones, efectuar con éxito una reunión de equipo no es tan fácil de conseguir, ya que la mayoría de las veces no se toman las precauciones necesarias para evitar que los asistentes se distraigan que al final piensen que la reunión fue una pérdida de tiempo”, explica Karina Navarro, Quality Assurance de la plataforma dedicada a encontrar espacios de trabajo, Kokatu.com.

Para alejar la distracción de los invitados y crear un ambiente más agradable para los invitados, es importante planear la junta y pensar en los temas que se hablarán. Para Karina Navarro, hay 3 preguntas que te pueden ayudar a planear mejor una junta:

¿Qué tipo de junta es?

No es lo mismo convocar una junta para comunicar resultados a una junta para atender problemas internos. Es por ello que, para poder identificar el tipo de junta que realizará, se le debe asignar un nombre claro y constructivo.

Por ejemplo, si se busca tener una reunión para evitar y analizar las quejas de los usuarios en los últimos meses, el nombre de la reunión podría ser “reunión para mejorar la satisfacción de los clientes”.

“Al tener un nombre enfocado a la solución, los participante sabrán que la junta estará enfocada en crear una estrategia para mejorar la satisfacción de los clientes y estarán enfocados en generar ideas”, explica Karina. “Así, los invitados propondrán nuevas soluciones y la junta será más dinámica, reduciendo la duración de la junta.”

¿Quién debería asistir?

Uno de los grandes problemas de las juntas, la mayoría de las veces, es la cantidad de asistentes. A medida que los equipos aumentan, un equipo puede crecer de 3 a 10 personas en el transcurso de un año, pero la mayoría de las reuniones no son efectivas con 10 personas en la sala. Para definir a los asistentes, debes decidir, consultar e informar.

● Decidir: Los tomadores de decisiones son personas que pueden tomar recursos y tiempo. Además, ellos deciden qué se hace y por qué. Tener a todos los tomadores de decisiones en la sala al mismo tiempo es clave, por lo que si hay desacuerdo, pueden solucionarlo en ese momento hasta que haya una solución, o pueden acordar los próximos pasos. Al mismo tiempo, se lo pueden comunicar a su equipo.

● Consultar: Si el equipo es grande, las opiniones de las diferentes personas tienen que ser escuchadas en diferentes momentos del proceso. Y, dependiendo del tipo de junta, puedes necesitar la ayuda de un consultor o un experto en el tema, ya que su opinión es valiosa. Por ejemplo, si la junta se trata sobre mejorar las ventas, tanto el equipo de ventas, como el de marketing, son indispensables.

● Informar: A veces no estamos allí para ofrecer nuestra opinión o para tomar decisiones. A veces es necesario informarle a una pieza clave del equipo, esto es necesario para no entorpecer los procesos y que el equipo esté enterado de los cambios.

¿Qué sucederá en la reunión?

Además de tener el tipo correcto de reunión e invitar a las personas adecuadas, es importante tener claro lo que la reunión debe lograr.

Al inicio de la reunión, el organizador debe definir puntualmente con qué deben salir de la junta, puede ser con un responsable y un equipo conformado, pasos a seguir, una decisión tomada, un nuevo proceso, una lista de ideas, etc., de esta forma se evitarán las divagaciones.

Esto también ayudará a limitar el tiempo de la reunión, ya que mientras más larga, más tediosa resultará para los invitados. Reservar al menos 5 minutos para revisar cada uno de los acuerdos, responsables y fechas de entrega, y asegurarse de que haya quedado claro también es importante, pues con esto se le dará seguimiento a la junta.