¿Tu departamento de RH está preparado para cumplir con la nueva normatividad sobre el home office?

De acuerdo con datos del INEGI, alrededor del 23% de los puestos laborales en México son susceptibles de realizarse en home office, dando como resultado un estimado de 13 millones de trabajadores bajo este esquema. Tras este crecimiento y estimaciones de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos de que el trabajo a distancia crecerá 30% hacia 2030 a nivel mundial, el pasado 3 de marzo se aprobó la versión final de la Norma Oficial Mexicana (NOM) 037, que regula el home office, y a partir de esa fecha deberán pasar 180 días naturales para que entre en vigor.

Pese a que la norma deberá ser cumplida obligatoriamente por todas las empresas implicadas a partir de julio de este año,  un sondeo realizado por OCC Mundial asegura que 61% de las empresas no han elaborado un comunicado o políticas de home office que les ayuden a cumplir con la reglamentación.

Tomando en cuenta lo anterior y resolviendo las preguntas más frecuentes, tales como ¿Cuál es el objetivo de la norma? ¿De qué consta? ¿Para quién aplica? y sobre todo ¿mi organización está realmente preparada para cumplirla? Sesame HR, desarrollador de software de gestión de recursos humanos, elaboró una “Guía para el cumplimiento de la NOM 037”, con base en su experiencia y la tecnología desarrollada, la cual ayudará a las empresas a cumplir y evitar problemas y multas en un futuro.

¡Comencemos!

¿Qué es?

●        La NOM 037 aplica para todas las empresas que ofrecen a sus colaboradores un 40% o más de su jornada laboral en un lugar distinto a un centro de trabajo fijo, y que además utilizan tecnologías de la información para trabajar (internet, software, servicios TI, apps, dispositivos electrónicos).

●        Se asegura de que los trabajadores en home office cuenten con todos los elementos y condiciones para que su trabajo se equipare con aquellos que trabajan en una oficina.

●        La reglamentación de las condiciones laborales y los factores de riesgo se inició con la NOM 035. La NOM 037 viene a complementar dicha norma, por lo que su objetivo es establecer las condiciones de prevención para evitar malestares físicos, ergonómicos y psicosociales a quienes cuentan con un empleo en home office.

¿A qué están obligadas las empresas?

Tomando en cuenta que el objetivo principal de la NOM 037 es proteger la salud de los trabajadores, dentro de las obligaciones que la empresas deben contemplar están:

●        Llevar un listado de colaboradores actualizado que estén en teletrabajo.

●        Acordar las condiciones mínimas que deben tener el lugar desde donde se va a laborar.

●        Contar con una política de trabajo a distancia y difundirla (prevención de riesgos, perspectiva de género, conciliar vida personal, evitar el aislamiento, igualdad de derechos, información sobre riesgos que conlleva trabajar en home office).

●        Validar la lista de verificación de las condiciones de seguridad y salud en home office y cumplirla.

●        Documentar el proceso de implementación del home office, describiendo el canal de comunicación, manera de supervisar, causas para asistir presencialmente, etc.

●        Entregar herramientas e insumos para desempeñar su trabajo: silla ergonómica, equipo de trabajo y aditamentos para garantizar condiciones ergonómicas.

●        Documentar y comunicar los programas de mantenimiento a equipos para el manejo de tecnología.

●        Dar capacitación sobre esta modalidad y sus condiciones de seguridad y salud.

●        Dar seguimiento a los accidentes sufridos y reportados.

●        Citar a trabajo presencial cuando el trabajador informe sobre condiciones o alteraciones que justifiquen el cambio.

●        Compartir la documentación con las instancias que así lo requieran (listas del personal en teletrabajo o de verificación de las condiciones, evidencia fotográfica y aquella que compruebe la entrega del equipo).

●        Contar con canales de atención para casos de violencia familiar.

¿Cómo puede ayudar la tecnología, específicamente un software de gestión de RH, al cumplimiento de la nueva NOM 037?

Para este propósito las áreas de Recursos Humanos serán fundamentales, pues sobre ellas recaerá la mayor parte de la ejecución de las acciones para hacer cumplir la norma. Acreditar todos los requisitos que contempla esta NOM será más sencillo a través de tecnología especializada en gestión de RH, ya que puede ayudar a optimizar procesos gracias a la automatización y la inteligencia artificial, las cuales facilitan el trabajo tanto de los responsables, como de los colaboradores.

Aquí algunas tecnologías que pueden ayudar:

1)    Uno de los requisitos de la NOM 037 es contar con un listado de colaboradores actualizado. Un software con una base de datos de empleados permite realizar esa lista de forma automática solamente seleccionando los campos que nos interesa mostrar. Además se pueden descargar estos datos siempre actualizados en tiempo real. Esto genera una base de datos centralizada en la que se puede registrar a toda la plantilla con las especificaciones de su puesto, tipo de jornada laboral, horarios y la modalidad en que trabaja.

Como la base de datos se actualiza en tiempo real, el listado estará actualizado para el momento en que la autoridad lo requiera.

2)    Un sistema digital de control de asistencia permite la delimitación de las jornadas de trabajo y los descansos. Los marcajes quedan registrados de forma virtual y se pueden descargar como informe para justificar el cumplimiento de la NOM 037, es decir, cuando se labora en modalidad híbrida, sirve para comprobar que se excede o no el 40% del tiempo que marca la norma. Además, una función de sistema de “ausencia por home office” permite a los colaboradores solicitar este tipo de permisos y a los empleadores gestionarlos, así como llevar una cuenta objetiva del porcentaje de trabajo con respecto a la jornada laboral.

Asimismo, una marcación geo localizable comprobará que el trabajador labora desde los lugares que de modo previo fueron supervisados, mientras que con un tablero manejado por un software se puede saber quién está laborando en el momento y bajo qué modalidad se encuentra.

Con una herramienta tecnológica, los colaboradores podrán enviar solicitudes de teletrabajo indicando los días en que quisieran trabajar en esta modalidad mientras que los supervisores podrán gestionar el calendario laboral permitiendo la flexibilidad sin incumplir las normas del trabajo a distancia. Un panel con colores diferentes permitirá identificar a los trabajadores que están en trabajo remoto y mantener con ellos una comunicación fluida.

3)    Un gestor documental digitalizado permite a la organización compartir la política de home office, enviar circulares, listados de verificación y nóminas a cualquier empleado. De la misma manera, el colaborador puede adjuntar imágenes del lugar de trabajo para asegurarse que cumple con la norma, informar sobre los costos derivados del teletrabajo o si se requiere que una persona en trabajo remoto autorice ciertos documentos, se puede emplear la función de firma electrónica que se mantendrá certificada y segura.

4)    Un sistema de comunicación interna digital y automatizado mantiene a los empleados conectados y permite su integración, además de garantizar una comunicación fluida que es muy importante para la salud emocional de los trabajadores. A este respecto, también son importantes las evaluaciones y las encuestas de satisfacción que permite cumplimentar esta herramienta.

A partir de la información que se genera en el día a día, un software con analítica de datos permitirá integrar información para generar reportes. Esto permitirá analizar patrones y tendencias en las jornadas de home office.

Estas soluciones digitales, unificadas y que puedan ser usadas a través de un software de manera simplificada permitirán un correcto cumplimiento de la NOM 037. Recordemos que la digitalización de las empresas no tendrá marcha atrás y que hoy, no contar con herramientas adecuadas, puede generar una desventaja competitiva. Regular el home office, tanto dentro como fuera de la organización, es todo un reto, que puede ser gestionado de manera más ágil y cómoda a través de las soluciones adecuadas, evitando errores y pérdidas de información, así como un aumento en la tasa de rotación o incremento de estrés por falta de integración y comunicación empresa-colaboradores.