Pruebas a favor de la migración: el viaje de un sistema telefónico tradicional a Zoom Phone

Zoom Video Communications, Inc., informó que con sede en Boise, Hawley Troxell es el bufete de abogados de negocios de servicio completo más grande de Idaho, que atiende a clientes locales e internacionales desde 1964. El bufete emplea a más de 70 abogados en sus oficinas de Boise, Coeur d’Alene, Idaho Falls, Pocatello y Reno.

A medida que Hawley Troxell continuó creciendo y expandiendo sus prácticas legales, se hizo evidente que el anticuado sistema telefónico de la empresa necesitaba atención. Su plataforma heredada mostraba su edad y no ofrecía el nivel de utilidad y capacidad de administración que requería un bufete de abogados de vanguardia.

El veredicto está en vigor: un sistema telefónico anticuado está fuera

A Paul Wilch, gerente de TI de Hawley Troxell, se le encomendó la tarea de examinar el obsoleto sistema PBX local de la empresa que mantenía un proveedor de servicios administrados (MSP) local. Con seguridad, confiabilidad y simplicidad en mente, sabía que era necesario un cambio.

Hawley Troxell había estado con el mismo MSP durante más de 20 años y confió en ellos para administrar su antiguo sistema telefónico Mitel, que tenía 15 años. Dado que el sistema telefónico de Mitel estaba desactualizado, el proceso para adquirir nuevas licencias, obtener actualizaciones de seguridad e implementar nuevos teléfonos tomó más tiempo del que Wilch quería invertir. “No podiamos implementar teléfonos para nuestros usuarios remotos sin abrir muchos puertos en nuestros firewalls, por lo que terminamos comprando algunas licencias telefónicas en un sistema VOIP diferente”, señaló Wilch.

Mientras Wilch buscaba otras soluciones telefónicas modernas, se dio cuenta de que no quería que su equipo volviera a tener que lidiar con sistemas locales. Durante su investigación y evaluación de nuevos sistemas telefónicos, la relación existente de Wilch con Zoom lo llevó a considerar Zoom Phone. Dado que los abogados y el personal de la firma ya habían estado utilizando Zoom Meetings con éxito, fue una decisión fácil evaluar.

Para probar la facilidad de uso del sistema, Wilch se dirigió a algunos de los usuarios avanzados de su empresa y al personal más técnico. «Quería ver lo fácil que era para ellos aprender el sistema Zoom Phone, así que les dimos acceso, pero instrucciones limitadas. Las personas no tuvieron problemas para descubrir el softphone de Zoom porque la interfaz era muy intuitiva y el entrenamiento en línea fue sencillo de encontrar con solo hacer una búsqueda en ‘Entrenamiento de Zoom’ «.

Wilch descubrió otras cosas que disfrutó de Zoom Phone. «Es fácil acceder a información sobre nuevas funciones y actualizaciones de seguridad mediante la búsqueda en ‘actualizaciones de Zoom Phone’. Con otros sistemas telefónicos que evalué, la información era más difícil de encontrar y mucho más limitada». Después de que Wilch hizo una comparación exhaustiva de opciones, presentó los datos al director de operaciones / director financiero de su empresa. A partir de ahí, la decisión fue clara: Hawley Troxell eligió Zoom como su próximo sistema telefónico. “Cuanto más aprendía sobre Zoom Phone y cómo Zoom podía ayudar a nuestra empresa a lograr una fuerza laboral móvil, estaba claro que era lo que necesitábamos”, explicó Wilch.

Una implementación simple significa una adopción rápida

La facilidad de implementación y el control total del sistema telefónico fueron dos factores muy importantes para Wilch, quien era el único responsable de la transición de PBX a Zoom Phone. Otros sistemas telefónicos que fueron evaluados por su equipo ofrecían privilegios de administrador y control limitados. «Queríamos un control total de nuestro sistema sin la necesidad de depender de otros para realizar cambios en nuestros teléfonos», dijo Wilch.

La implementación de teléfonos físicos en los hogares de algunos de los empleados de la empresa también fue fácil con Zoom Phone porque Wilch pudo configurar cada teléfono en la oficina principal y luego enviarlo a la casa del empleado. “Fue prácticamente plug-and-play cuando nuestros abogados recibieron los teléfonos. No hubo necesidad de configurar firewalls o enrutadores en sus hogares o en nuestras oficinas. Una vez conectado el teléfono ‘trabajo desde casa’ del abogado, pudimos administrarlo desde cualquier lugar».

Zoom Phone ofrece una experiencia confiable y de calidad

Wilch dice que los abogados y el personal de Hawley Troxell, han aceptado el cambio a Zoom Phone. Cuando comenzó a implementar Zoom Phone en las oficinas del bufete de abogados, la mayoría de los empleados solo usaban teléfonos de escritorio físicos. Ese ya no es el caso.

“Observo diferentes ejemplos del impacto positivo que ha tenido Zoom Phone aquí. Ayudé a uno de nuestros abogados a instalar Zoom Phone en su teléfono móvil. Aproximadamente una semana después, dijo que regresaba apresuradamente de un juego con sus hijos y pudo atender la llamada de un cliente mientras entraba por la puerta de su casa. Hizo hincapié en decirme lo genial que pensaba que era capaz de recibir una llamada importante de un cliente como si estuviera en el escritorio de su oficina. Con Zoom Phone, nuestros abogados pueden realizar y recibir llamadas en cualquier momento, sin importar dónde se encuentren», agregó Wilch.

Fallo a favor de la API de Zoom Phone

Para facturar con precisión a sus clientes, los abogados deben poder realizar un seguimiento de cada interacción que tienen con ellos. Al aprovechar la API de Zoom Phone, Wilch pudo crear un programa Python para obtener registros de llamadas de Zoom Phone y guardarlos en un archivo para que el sistema de contabilidad de la empresa pudiera verificar las entradas de facturación. «No soy un programador, pero mi gerente de seguimiento a clientes de Zoom me proporcionó un fragmento de código que me indicó la dirección correcta. Más tarde, recibí ayuda con el código y ahora puedo ingresar fácilmente el registro de llamadas de un día completo en nuestro sistema de contabilidad. Puedo ver cómo otros bufetes de abogados y empresas apreciarán la API de Zoom Phone y la extensa documentación», mencionó.

En resumen: Zoom Phone prevalece para comunicaciones mejoradas

Al liberar a Hawley Troxell de las ataduras de su sistema PBX heredado limitado, Zoom Phone ha permitido a los empleados del bufete de abogados disfrutar de los beneficios de la libertad, confiabilidad y facilidad de uso de la telefonía.

Con  Zoom Meetings,  Zoom Rooms y  Zoom Phone, el departamento de TI de Hawley Troxell ahora puede respaldar completamente a sus abogados y personal brindándoles acceso a capacidades de comunicación flexibles y confiables y procesos de transmisión, mejorando la colaboración con el cliente como resultado. La plataforma Zoom UCaaS, que combina un servicio telefónico VoIP, reuniones de videoconferencia, salas de conferencias habilitadas para video, chat y más, descansa en su fundamento.

Para más información sobre Zoom Phone y los beneficios de una plataforma de comunicaciones unificadas basada en video, se puede registrar para una demostración personalizada con un especialista en productos de Zoom.