Consejos para hacer una reunión laboral sin estrés

Las reuniones laborales continuamente se utilizan para resolver conflictos. Si se realizan de manera efectiva, se vuelven una gran herramienta, aunque si no se hacen con cautela pueden crear más problemas de los que solucionan.
Datos de la Organización Mundial de la Salud (OMS) colocan a México como líder en estrés laboral, pues 75% de los trabajadores presentan altos niveles de estrés, debajo de países como China y Estados Unidos.
“Cuando los tiempos son escasos para lograr los objetivos, la presión de los trabajadores aumenta y si a esto se le agrega una junta que sea una pérdida de tiempo, sin duda el estrés de los empleados se disparará al cielo”,comenta Karina Navarro, Quality Assurance Manager de kokatu.com.
La solución es enfocarse en crear reuniones libres de estrés. Pero, ¿cómo se logra esto? kokatu.com enlista algunos consejos a tomar en cuenta:
Adiós a las juntas innecesarias
Primero es necesario determinar si es realmente necesario hacer una junta o si el tema a tratar o resolver se puede realizar mediante una llamada o un correo electrónico. Según el estudio de Crowne Plaza Hotel and Resorts realizado a viajeros de negocios en Europa, reveló que las reuniones improductivas ocasionan pérdidas de 13 días hábiles al año.
Igualmente, si los temas a trabajar no requieren de todo el equipo no hay necesidad de tener a todos los miembros en el mismo sitio. Se debe tomar en cuenta que el personal tiene horarios y su propia agenda que cumplir.
“Si los objetivos de la reunión son importantes para ti, no significa que sean relevantes para todos”, comenta Navarro. “Es común que las personas que deben asistir a una reunión que no es importante para ellos, se resienten de estar allí”, agrega.

El lugar siempre importa
Realizar las juntas siempre en el mismo lugar puede provocar que el equipo asocie ese sitio con emociones de malestar y estrés.
“Falta de luz, proyectores o pantallas inservibles, altas temperaturas o sillas incómodas son inconvenientes que en lugar de solucionar problemas, afectan al desarrollo de una junta y la convierten en un espacio nocivo para estar ahí varias horas”, comenta la especialista de Kokatu.com.
Ante esto, es necesario cambiar los sitios donde se dan realizan las reuniones, por ejemplo, en un café, restaurante o utilizar una segunda oficina con amenidades, sobretodo si la junta va a tomar varias horas. En caso de que no se pueda cambiar de lugar, es recomendable realizar cambios en el diseño y la imagen de la sala de manera constante.
Establecer una agenda estricta
Hay que tener en cuenta que no todos los problemas se pueden resolver en una sóla reunión, pero sí debe ser necesario llevar una estricta minuta en la que se desarrollen los puntos a tocar y fijar un tiempo estimado para cada uno.
Según kokatu.com, las reuniones funcionan mejor cuando se centran en un área principal del negocio. Lo recomendable es nombrar a un moderador que pueda seguir la agenda y se atreva a interrumpir cuando el tiempo se ha terminado. Así se respetarán las reglas y no evitará conflictos con otros miembros del equipo.