¿Cómo optimizar la facturación electrónica con clientes y proveedores?

Una de las necesidades más relevantes para las empresas, de todos los tamaños, es cumplir con las regulaciones fiscales, proporcionar herramientas de auditoría y contar con validaciones requeridas por las autoridades tributarias.

Por lo anterior, es crucial que los procesos de expedición y registro de facturas siempre se encuentren al día, sin imprecisiones y actualizados. Sobre todo en el caso de las empresas con altos volúmenes de transacciones, tanto en materia de ventas como de compras a proveedores, hacerlo de forma manual implica demasiado tiempo.

Hacer uso de un software que se encargue específicamente de los procesos de facturación permite automatizar el control de flujo de efectivo de las empresas y registrar en tiempo real cada transacción, lo que deriva en ahorros de tiempo sustanciales.

A continuación, Netsoft explica la forma en la que un ERP + Localización permite optimizar la facturación tanto para las compras a proveedores, como la emisión de facturas al consumidor final:

• Con Proveedores

Por una parte, en materia de compras, manejar cuidadosamente las facturas electrónicas permite facilitar las transacciones y negociaciones, ya que se eliminan imprecisiones que pueden traducirse en inconvenientes en la entrega de productos o materia prima.

Por eso el software especializado en facturación electrónica tiene un impacto directo en la cadena de producción ya que las empresas pueden trabajar sabiendo que el material para la elaboración de los productos llegará siempre en tiempo y forma.

Además, los colaboradores del área administrativa tienen acceso siempre a todos los archivos XML cargados en el sistema en completo orden, para realizar las consultas que crean pertinentes en el momento que deseen. Toda esa información se carga directo al Portal de Proveedor del ERP de la empresa para tener total transparencia en la comunicación con los abastecedores.

Los mismos proveedores, de ese modo, también pueden cargar directamente sus archivos XML y facturas en el mismo sistema, lo que agiliza la creación de cuentas por pagar y acelera el proceso de compra de insumos, además de que se fortalece la relación comercial al tener procesos rápidos y efectivos.

• Con clientes

Los consumidores de la compañía también son importantes en materia fiscal. Cada una de las ventas completadas deben registrarse de forma inmediata en el sistema y un software que automatice el proceso de facturación al cliente final permite agilizar ese proceso de manera importante.

Un ERP con módulos especializados en facturación automática hace que todos los datos sean registrados en tiempo real permitiendo al consumidor ingresar a la plataforma para generar sus facturas en pocos clics. Esto desde luego impacta directamente en la experiencia de usuario.

“La tecnología está hecha para trabajar en favor de las personas y el software de facturación electrónica es un ejemplo de ello. En Netsoft hemos visto cómo las empresas simplifican el arduo trabajo que generan las responsabilidades financieras ante la ley, utilizando Netsoft TAX integrado a NetSuite que permite tener un control preciso de  las obligaciones tributarias y realizarlas con precisión, además de acceder a datos, transacciones y operaciones financieras actuales, calculadas en tiempo real. Una correcta ejecución financiera significa crecimiento para las compañías, lo cual vuelve a este proceso un paso fundamental que atender”, señala Héctor García, director general de Netsoft en México.