2022: El año de la automatización de documentos

La cada vez mayor adopción del trabajo a distancia derivado de la pandemia generada por Covid-19, obligó a las organizaciones a buscar formas de institucionalizar la nueva normalidad y digitalizar sus procesos. Por eso, para Adobe, las empresas deben entrar en una dinámica de gestión de documentos que suprima el papel y eficiente los tiempos.     

Durante 2021 los cambios adoptados en todo el mundo, debido a la pandemia generada por Civid-19, se refrendaron como parte de la nueva normalidad que estamos viviendo, dando la pauta a su consolidación durante 2022. Como el trabajo en un esquema híbrido y la adopción de aplicaciones digitales y plataformas de trabajo colaborativo que han permitido a las personas adaptarse rápidamente al nuevo mundo.

Durante este proceso de digitalización laboral, aplicaciones como Teams, Zoom, Adobe Sign, Adobe Acrobat y Adobe Document Cloud han jugado un rol importante por su aplicabilidad en la vida diaria y la flexibilidad que brindan a los entornos corporativos, convirtiéndose en las herramientas base del trabajo a distancia, impulsada también por la colaboración que se puede hacer entre las mismas, como es el caso de Adobe Acrobat para Microsoft Teams que permite a los equipos colaborar y anotar en documentos PDF sin salir de Microsoft Teams.

“A medida que avanzamos en 2022, las organizaciones continúan su camino hacia la creación de entornos de trabajo híbridos y la optimización de sus negocios para adaptarse a la nueva normalidad. Para ayudar con esta transición, Adobe continuará enfocándose en algunas de estas áreas para seguir brindando servicios de automatización de documentos”, explica Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager en Adobe.

Tomando lo anterior en cuenta, Adobe ha realizado una compilación de las herramientas digitales que han ayudado en 2021 y seguramente durante 2022 a impulsar la innovación en las empresas y la adaptación a la nueva modalidad de trabajo híbrido y moderno en el que es cada vez más necesaria la automatización de documentos:

Contenidos y formularios PDF en plataformas web

Con los entornos de trabajo híbridos, las personas crean hoy más archivos PDF que nunca, y existe una mayor expectativa de que estos archivos PDF se incrusten en aplicaciones y productos que se usan todos los días. Actualmente hay diversas herramientas que permiten una fluida interacción entre los usuarios y el formato PDF:

·       Formularios web incorporados: los formularios web de Acrobat Sign permiten incorporar fácilmente formularios en páginas web que se pueden enrutar a las partes adecuadas para las firmas electrónicas.

·       Mejores experiencias de visualización de PDF: Adobe PDF Embed hace que sea más fácil que nunca mostrar contenido PDF en línea con otro contenido HTML. Una aplicación que es cada vez más interactiva y eficaz, con soporte para archivos PDF linealizados, funciones de anotación adicionales como anotaciones de texto y optimización mejorada del motor de búsqueda.

Aceleración de los flujos de trabajo empresariales con la firma electrónica

Hoy más que nunca, la adopción de la firma electrónica está presente en las organizaciones, en este sentido, herramientas como Adobe Sign lleva años ayudando a transformar y acelerar los flujos de trabajo empresariales con firmas electrónicas seguras y sencillas. Durante los últimos meses, Adobe ha implementado innovaciones en esta herramienta para seguir impulsando la optimización de los flujos de trabajo:

·       Firma en modo líquido: la experiencia de firma en modo líquido, que le permite una gran experiencia de firma optimizada para dispositivos móviles, ahora está disponible para formularios web y acuerdos.

·       Más proveedores de servicios de confianza: para ofrecer a los clientes la capacidad de cumplir con los requisitos de identidad de firmantes internacionales del más alto nivel, agregando más proveedores de servicios de confianza para firmas avanzadas y calificadas.

·       Usuarios en varios grupos: Adobe Sign se usa en todas las empresas y requiere implementación y aprovisionamiento de nivel empresarial. Los usuarios en varios grupos brindan a los administradores la capacidad de establecer fácilmente diferentes permisos para los empleados en varias partes de la organización.

·       Captura de firmas electrónicas con aprobaciones de Microsoft Teams: Adobe Sign ahora está integrado en Microsoft Teams para que se puedan enviar documentos para una firma electrónica dentro de un flujo de trabajo de aprobaciones.

“Frente a todo lo anterior, estamos seguros de que, en 2022, llegarán muchas más innovaciones, y esperamos ver cómo más de nuestros clientes están impulsando la innovación dentro de sus propios negocios y aplicaciones”, puntualiza Eduardo Jordao, de Adobe.